Eenmanszaak, bv of groepspraktijk: hoe kies je als psycholoog?

Je praktijk groeit, of je wilt ze delen met collega's, en dan komt de vraag: blijf je eenmanszaak of richt je een vennootschap op? Er is geen vorm die voor elke psycholoog past. Dit artikel geeft de criteria, wat de officiële bronnen zeggen en welke vragen je beter aan een boekhouder of notaris stelt. Het informeert en vervangt geen advies op maat.

Eenmanszaak: eenvoudig, maar jij en je praktijk zijn één

Als zelfstandige in eigen naam heb je geen aparte rechtspersoonlijkheid. Je schulden als ondernemer kunnen dus verhaald worden op heel je vermogen, en je winst geldt als persoonlijk inkomen in de personenbelasting. Daartegenover staan weinig formaliteiten, een boekhouding die onder voorwaarden vereenvoudigd mag zijn en geen jaarrekening om neer te leggen bij de Nationale Bank. Of en hoe je je woning kunt beschermen, vraag je aan een notaris.

Een bv: een eigen rechtspersoon, met huiswerk

De besloten vennootschap (bv) bestaat in haar huidige vorm sinds het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), dat op 1 mei 2019 in werking trad. Eén oprichter volstaat en de oprichtingsakte passeert bij de notaris. Er is geen minimumkapitaal, maar je moet toereikend vermogen inbrengen en een financieel plan opmaken. Als aandeelhouder riskeer je in principe enkel je inbreng. Dat is geen vrijbrief: gaat de vennootschap binnen drie jaar na haar oprichting failliet, dan kan de rechter nagaan of het startvermogen kennelijk te krap was, met mogelijke aansprakelijkheid van de oprichters als gevolg.

Wat een vennootschap verandert aan je persoonlijke aansprakelijkheid voor beroepsfouten, vonden we niet terug in de officiële bronnen. Leg die vraag voor aan je verzekeraar en aan een notaris.

De administratie wordt zwaarder: een bv voert een dubbele boekhouding en legt een jaarrekening neer. Fiscaal betaalt de vennootschap vennootschapsbelasting op haar winst, terwijl jij als bestuurder een bezoldiging kunt ontvangen die je in de personenbelasting aangeeft. Wat in de bv blijft, is niet automatisch privé beschikbaar. Als bestuurder of zaakvoerder word je volgens het RSVZ in principe als zelfstandige beschouwd en sluit je aan bij een sociaal verzekeringsfonds, tenzij je mandaat onbezoldigd is (zie ondernemingsnummer en btw). Of dat alles financieel loont, hangt af van je inkomen, je kosten en wat je privé nodig hebt. Een vaste drempel vonden we niet: laat je boekhouder beide vormen doorrekenen.

Samenwerken met collega's

Samenwerken vraagt niet altijd een vennootschap. Je kunt een praktijkruimte delen en de kosten verdelen, terwijl ieder zijn eigen dossiers en cliënten houdt. Je kunt een maatschap sluiten: volgens het WVV een vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid tussen minstens twee personen, op basis van een overeenkomst. Of jullie richten samen een bv op, met aandeelhouders, zelfstandige collega's en eventueel psychologen in loondienst. Hoe meer mensen, hoe belangrijker schriftelijke afspraken over tarieven, facturatie en vertrek worden.

Wat in elke vorm bij jou blijft, zijn je erkenning, je beroepsgeheim en de Deontologische Code (zie erkenning en visum). Een vennootschap neemt die plichten niet van je over. Of er beperkingen gelden voor de rechtsvorm of voor wie vennoot mag zijn, vonden we niet terug in de officiële bronnen: leg die vraag voor aan de Psychologencommissie of je beroepsvereniging. Regel ook het dossier: wie beheert welk dossier, wie heeft toegang en wat gebeurt er wanneer een psycholoog vertrekt? Als klinisch psycholoog bewaar je een patiëntendossier volgens artikel 35 van de kwaliteitswet minimaal 30 en maximaal 50 jaar, te rekenen vanaf het laatste patiëntencontact: die termijn overleeft elke samenwerking (zie patiëntendossier). Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit hangt de rol van verwerkingsverantwoordelijke af van wie het doel en de middelen van de verwerking bepaalt; beslissen twee of meer partijen samen, dan zijn ze gezamenlijk verantwoordelijk en verdelen ze hun taken transparant (artikel 26 AVG). Leg dat in jullie samenwerkingsovereenkomst vast.

En de vzw?

Een vzw mag geen rechtstreekse of onrechtstreekse vermogensvoordelen toekennen aan haar oprichters, leden of bestuurders (artikel 1:4 WVV), ook niet via verborgen uitkeringen. Economische activiteiten zijn wel toegelaten, maar waar de grens ligt, is niet eenvoudig te zeggen, en de fiscus kan een vzw die in feite commercieel werkt, anders belasten. Een vzw past dus eerder bij een centrum met een maatschappelijk doel, niet als manier om de inkomsten tussen psychologen te verdelen.

Vijf criteria om te kiezen

1. Risico. Heb je huur, personeel of een lening? Hoe groter de verplichtingen, hoe zwaarder de aansprakelijkheidsvraag weegt.
2. Inkomen. Wat blijft er per vorm over voor jou privé? Dat reken je met cijfers uit, niet op gevoel.
3. Mensen. Blijf je alleen, deel je een ruimte of komen er vennoten bij? Spreek af wie kan instappen en hoe iemand kan vertrekken.
4. Administratie. Wil je een dubbele boekhouding en een jaarrekening dragen, of houd je het klein?
5. Regelgeving van je beroep. Je RIZIV-overeenkomst, je btw-statuut en je titel moeten kloppen met de vorm die je kiest.

En je software?

Nerela kiest niets van dit voor je en geeft geen fiscaal of juridisch advies. Wel helpt het bij de dagelijkse kant van samenwerken: elke psycholoog heeft een eigen agenda, de rapporten zie je per psycholoog en je stelt in wie wat kan inzien. Meer over de keuze van tools lees je in ons artikel over software voor psychologen in België.