Zelfstandig psycholoog in België: ondernemingsnummer, sociaal verzekeringsfonds en btw

Je hebt je erkenning en je visum, en nu wil je factureren. Voor het zover is, regel je drie dingen: je statuut, je ondernemingsnummer en je sociaal verzekeringsfonds. De btw-vraag volgt daarop. Dit is de logische volgorde, met de officiële bronnen erbij.

Eerst je statuut: hoofdberoep of bijberoep

Volgens het RSVZ (het Rijksinstituut voor de sociale verzekeringen der zelfstandigen) ben je zelfstandige in bijberoep wanneer je tegelijk met je zelfstandige activiteit nog een andere beroepsbezigheid voor een werkgever uitoefent (als werknemer minstens halftijds), of een loonvervangend inkomen krijgt voor een weggevallen beroepsactiviteit als werknemer of ambtenaar. Je kunt je praktijk dus opstarten naast een job in loondienst; de precieze voorwaarden vind je bij het RSVZ.

Daar hangt een ander bijdragestelsel aan vast. Met een laag inkomen geldt voor bijberoep een voordelige bijdrageregeling; vanaf een bepaald inkomen betaal je dezelfde sociale bijdragen als een zelfstandige in hoofdberoep. Betaal je geen of verminderde bijdragen, dan bouw je geen extra rechten op in het sociaal statuut van de zelfstandigen, maar behoud je de rechten uit je hoofdberoep. Zodra je niet meer aan de voorwaarden van het bijberoep voldoet, word je zelfstandige in hoofdberoep, bijvoorbeeld wanneer je een werkloosheidsuitkering verliest. De drempelbedragen worden jaarlijks aangepast, dus raadpleeg de actuele cijfers bij het RSVZ in plaats van een oud artikel. Dat geldt ook voor de minimumbijdrage en voor de regels bij een start: je sociaal verzekeringsfonds legt uit wat in jouw situatie van toepassing is.

Het ondernemingsnummer

Als beoefenaar van een vrij beroep schrijf je je in in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dat doe je via een erkend ondernemingsloket. Je krijgt een uniek ondernemingsnummer van tien cijfers, dat ook de basis is van je btw-nummer. Het loket helpt je ook verder met een eventuele activering van dat btw-nummer; of dat voor jou nodig is, hangt af van je btw-statuut (zie verder).

Het sociaal verzekeringsfonds

Iedereen die in België een zelfstandige activiteit uitoefent, moet zich aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds, ook in bijberoep. De aansluiting moet uiterlijk gebeuren wanneer je activiteit start. Het fonds is je aanspreekpunt voor je sociale bijdragen en voor elke wijziging in je statuut: meld die onmiddellijk.

Btw: wanneer ben je vrijgesteld?

Voor medische verzorging geldt een btw-vrijstelling (artikel 44 van het BTW-Wetboek). De FOD Financiën legt uit dat die vrijstelling beperkt blijft tot prestaties met een therapeutisch doel. Voor klinisch psychologen betekent dat in grote lijnen:

• Psychologische begeleiding, psychotherapie en psychodiagnostiek door een klinisch psycholoog met visum en erkenning zijn vrijgesteld wanneer ze een therapeutisch doel hebben.
• Niet-therapeutische prestaties vallen niet automatisch onder die vrijstelling. De Vlaamse Vereniging van Klinisch Psychologen (VVKP) noemt als voorbeelden loopbaanbegeleiding en gerechtelijke expertise. Voor andere prestaties, zoals arbeidspsychologie en selectie, kun je btw-plichtig zijn. Soms kan de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen een uitweg bieden voor die niet-therapeutische omzet (in 2026 geldt daarvoor een grens van 25.000 euro jaaromzet, exclusief btw). De voorwaarden en meldingsplichten van die regeling zijn recent gewijzigd en een wetsontwerp wil de grens vanaf 2027 stapsgewijs optrekken: controleer de actuele regeling bij de FOD Financiën.
• Wie vrijgesteld is, rekent geen btw aan, maar kan in principe ook geen btw aftrekken op zijn kosten. Dat moet je meenemen in je tariefberekening. Wie vrijgestelde en btw-plichtige prestaties combineert, wordt een gemengde btw-plichtige.

Welke vermelding er op je factuur of ontvangstbewijs hoort te staan, bespreek je met je boekhouder. Dat is geen detail: een factuur die niet klopt met je btw-statuut kost je later tijd.

Natuurlijk persoon of vennootschap?

Dit artikel gaat uit van een zelfstandige als natuurlijk persoon, de eenvoudigste vorm om te starten. Een vennootschap oprichten is een aparte afweging, met andere kosten, een ander belastingstelsel en andere gevolgen voor je aansprakelijkheid (zie eenmanszaak, bv of groepspraktijk). Laat dat best door een boekhouder doorrekenen voor je beslist, en niet pas wanneer je praktijk goed draait. Begeleiding bij het opstarten (stappenplan, loketten, premies) vind je bij VLAIO.

Boekhouding vanaf dag één

Het verschil tussen "gepresteerd", "gefactureerd" en "betaald" is waar kleine praktijken het meest verliezen. Houd het daarom vanaf je eerste cliënt bij: elke sessie die plaatsvond, elke factuur die erbij hoort en elke betaling die binnenkwam. Een aparte zakelijke rekening maakt je boekhouding een stuk overzichtelijker; of ze in jouw situatie verplicht is, vraag je aan je boekhouder. Bewaar ook je kosten (huur, verzekeringen, opleiding, supervisie, software): wanneer je btw-vrijgesteld bent, zijn die kosten inclusief btw je werkelijke kost, en dat zie je beter in een goed bijgehouden overzicht.

Checklist voor de eerste weken

1. Statuut kiezen: hoofdberoep of bijberoep, en wat dat betekent voor je bijdragen.
2. Ondernemingsnummer aanvragen bij een erkend ondernemingsloket.
3. Aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds.
4. Je btw-statuut laten bevestigen door een boekhouder.
5. Een beroepsvereniging of de Psychologencommissie vragen welke verzekeringen en afspraken aangewezen zijn.
6. Een systeem kiezen dat je facturen doorlopend nummert en je ontvangsten bijhoudt. Nerela nummert je facturen automatisch en je registreert per afspraak of factuur wat betaald is.

Die checklist komt vóór je eerste cliënt. Daarna ligt de focus op je tarief, zie tarief per sessie in Vlaanderen.