Danışan verileri ve KVKK: psikologlar için genel rehber
Bir psikoloji seansında tuttuğunuz her not, Türkiye'de 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) en sıkı koruduğu veri kategorisine giriyor. Bu yazı genel çerçeveyi özetliyor — ama baştan söyleyelim: bu bir hukuki danışmanlık değil, kendi kurulumunuz için mutlaka bir KVKK hukukçusuna danışın.
Önemli: KVKK mevzuatı ve Kurul kararları zamanla güncellenir. Bu yazı genel bir harita sunar; kayıt yükümlülüğü (VERBIS), açık rıza gerekliliği ve uygulanabilecek yaptırımlar gibi somut ayrıntılar için güncel mevzuatı veya bir hukuk danışmanını kaynak alın.
Sağlık verisi neden farklı bir kategoride
KVKK, kişisel verileri iki ana kategoriye ayırıyor: genel kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler. Sağlıkla ilgili veriler (tanı, tedavi süreci, psikolojik değerlendirme notları dahil) bu ikinci, daha sıkı korunan kategoriye giriyor — ırk, din, cinsel yönelim gibi diğer hassas veri türleriyle aynı grupta. Bir psikoloğun tuttuğu danışan dosyası, seans notları ve genellikle iletişim geçmişi büyük ölçüde bu kapsamda değerlendiriliyor.
Hangi hukuki dayanakla veri işlenebilir
Kanun, özel nitelikli verilerin işlenmesi için genel kural olarak açık rıza arıyor. Ayrıca, sağlık verileri özelinde; koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla, gizlilik yükümlülüğü altındaki kişi veya yetkili kurum/kuruluşlarca açık rıza aranmaksızın da işlenebileceğine dair bir istisna öngörüyor. Bir psikoloğun mesleki gizlilik yükümlülüğü altında olması, pratikte bu istisnanın değerlendirilmesinde önemli bir unsur — ama bunun kendi durumunuza tam olarak nasıl uygulandığı, danışma ilişkinizin niteliğine göre değişebilir. Bu yüzden birçok klinisyen, ek olarak yazılı bir aydınlatma ve onam süreciyle baştan netlik sağlamayı tercih ediyor (bkz. onam formu rehberimiz).
Pratik adım: Hangi hukuki dayanağın (açık rıza mı, istisna mı) sizin kurulumunuza uyduğunu bir KVKK hukukçusuyla netleştirin — özellikle hatırlatma mesajları, faturalama veya üçüncü bir yazılım/hizmet sağlayıcıyla veri paylaşımı gibi tedavinin doğrudan parçası olmayan işlemler için.
Veri sorumlusu olarak genel yükümlülükler
- Aydınlatma yükümlülüğü: Danışanınıza hangi verilerin, hangi amaçla, ne kadar süreyle işlendiğini anlaşılır bir dille anlatmak.
- Veri güvenliği: Yetkisiz erişime, kayba veya sızıntıya karşı makul teknik ve idari önlemleri almak (şifreleme, erişim kısıtlaması, yedekleme).
- Amaç sınırlaması: Danışan verisini yalnızca toplama amacına uygun şekilde kullanmak — örneğin, klinik notları pazarlama amacıyla kullanmamak.
- VERBIS kaydı: Bazı veri sorumluları, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi'ne kayıt olmak zorunda; küçük ölçekli, tek kişilik bir uygulamanın bu yükümlülüğe tabi olup olmadığı güncel istisna kriterlerine göre değişiyor — bunu Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun güncel duyurularından veya bir danışmandan teyit edin.
Pratikte nelere dikkat etmeli
- Danışan bilgilerini kişisel WhatsApp/e-posta yerine, erişimi sınırlandırılmış bir sistemde tutun.
- Hatırlatma mesajlarında tanı veya seans içeriğine dair ayrıntı paylaşmayın — bkz. hatırlatma mesajı örnekleri.
- Bir ekiple çalışıyorsanız, dosyalara kimin erişebildiğini net tanımlayın.
- Kullandığınız yazılım veya hizmet sağlayıcının verileri nerede barındırdığını ve hangi güvenlik önlemlerini uyguladığını sorun.
Veri güvenliği bir özellik olmalı, ek bir dert değil
Nerela danışan verilerini Avrupa Birliği'nde, aktarımda ve depoda şifrelenmiş, hesap bazında izole barındırır. Dilediğiniz zaman ücretsiz dışa aktarma veya silme talep edebilirsiniz.
Nerela'nın rolü, sizin sorumluluğunuz
Bir yazılım sağlayıcısı olarak Nerela, verilerinizi güvenle saklamanıza yardımcı olur — ama KVKK kapsamında veri sorumlusu sizsiniz, danışanlarınızla doğrudan ilişkisi olan taraf olarak. Aydınlatma metni, açık rıza (gerekiyorsa) ve amaç sınırlaması gibi yükümlülükler size ait kalır; bir yazılım bunları sizin yerinize üstlenmez.
Sık sorulan sorular
Seans notları ve danışan bilgileri KVKK kapsamına giriyor mu?+
Evet. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre sağlıkla ilgili veriler "özel nitelikli kişisel veri" sayılır ve standart kişisel verilerden daha sıkı bir koruma rejimine tabidir. Bir psikoloğun tuttuğu danışan dosyası, seans notları ve iletişim kayıtları büyük ölçüde bu kapsama girer.
Danışanımdan ayrıca yazılı bir izin (açık rıza) almam gerekir mi?+
Kanun, sağlık verilerinin bazı durumlarda açık rıza olmadan da (örn. koruyucu hekimlik, teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla, gizlilik yükümlülüğü altındaki kişilerce) işlenebileceğini öngörüyor. Buna rağmen, uygulamada birçok klinisyen; danışma sürecinin kapsamını, hangi verilerin nasıl saklandığını ve danışanın haklarını yazılı bir aydınlatma/onam metniyle baştan netleştiriyor. Kendi durumunuza hangi hukuki dayanağın uyduğunu bir KVKK hukukçusuyla teyit etmenizi öneririz.
Danışan verilerinizi güvenli, tek bir yerde toplayın
Nerela'da danışan dosyası, seans notu ve makbuz kayıtları şifreli ve hesap bazında izole.
14 gün ücretsiz, kart gerekmez · Taahhüt yok · WhatsApp'tan doğrudan destek
Nerela, psikologlar ve klinikler için tasarlanmış yönetim yazılımıdır: online randevulu takvim, danışan dosyası, seans notları, seans makbuzu ve raporlar — hepsi aynı yerde, verileri Avrupa Birliği'nde barındırılarak. 14 gün ücretsiz, kart gerekmeden başlarsınız.
Nerela'da başlayın — 14 gün ücretsiz →