Danışan dosyası nasıl tutulmalı? Psikologlar için eksiksiz rehber

Bir psikoloji dosyası, bir CRM kaydından farklı iki işi aynı anda yapmak zorunda: kliniğinizi güvenle sürdürmenizi sağlamak ve danışanınızın hassas verisini korumak. Bu rehber, iyi tasarlanmış bir danışan dosyasında olması gereken bölümleri ve sık yapılan hataları topluyor.

Dosyanın temel bölümleri

• Kimlik ve iletişim bilgileri: ad-soyad, iletişim kanalı (telefon/WhatsApp), acil durum kişisi — özellikle çevrimiçi seanslarda önemli.
• Aydınlatılmış onam: danışanın süreç, gizlilik sınırları ve ücretlendirme konusunda bilgilendirildiğini gösteren imzalı bir belge. Onam formu rehberimizde içeriğini ayrıntılı ele aldık.
• İlk görüşme (anamnez) notları: başvuru nedeni, geçmiş, varsa önceki tedaviler — dosyanın geri kalanının üzerine oturduğu temel.
• Güncel tedavi planı: hedefler ve yaklaşım; zamanla güncellenen, tek bakışta okunabilen bir özet.
• Seans bazlı notlar: her görüşmeden sonra kısa, yapılandırılmış bir kayıt. Seans notu şablonu yazımızda yaygın kullanılan bir yapıyı örnekliyoruz.
• Uyarı/risk işaretleri: dosyanın üstünde, gözden kaçmayacak sabit bir alanda — her seferinde notların arasında aranmaması gereken bilgi.
• Mali kayıtlar: makbuz ve ödeme geçmişi, mali müşavirinize göndereceğiniz kayıtların düzenli kalması için.

Ne kadar ayrıntılı olmalı?

Dengeyi tutturmak zor: çok az not, sürekliliği (başka bir uzmana devir, kendi hafızanız) riske atar; çok fazla ayrıntı ise danışanın mahremiyetini gereksiz yere genişletir ve olası bir erişim talebinde (danışanın kendi dosyasını görmek istemesi gibi) rahatsızlık yaratabilir. Genel kural: klinik olarak gerekli olanı, objektif bir dille yazın — yorumdan çok gözlem, tahminden çok gerçek.

Saklama ve erişim

Danışan dosyası, sağlık verisi içerdiği için Türkiye'de KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır — bu, standart bir müşteri kaydından daha sıkı bir koruma yükümlülüğü anlamına gelir. Dosyayı nerede tutarsanız tutun (dijital yazılım, e-tablo, kağıt klasör), şu üç soruyu kendinize sorun:

• Dosyaya kim erişebiliyor, ve bu erişim gerçekten gerekli olanla mı sınırlı?
• Cihazınız/hesabınız çalınsa veya kaybolsa dosya korunuyor mu (şifreleme, uzaktan erişim kısıtlama)?
• Danışan dosyasının bir kopyasını istediğinde veya silinmesini talep ettiğinde, makul bir sürede karşılayabiliyor musunuz?

Saklama süresi konusunda tek bir ülke çapında sabit rakam vermiyoruz — bu, hem genel sağlık mevzuatına hem kendi mesleki uygulamanıza göre değişebilen bir konu; net bir süre için bir hukuk danışmanına başvurmanızı öneririz.

Sık yapılan üç hata

1. Uyarı notlarını seans notlarının arasına gömmek — kritik bilgi, acil bir anda aranıp bulunamaz.
2. Onamı sözlü bırakmak — imzasız bir onam, hem klinik hem hukuki açıdan zayıf bir zemin.
3. Dosyayı birden fazla dağınık yerde tutmak (bir kısmı not defterinde, bir kısmı e-postada, bir kısmı telefonda) — hem güvenlik hem sürdürülebilirlik açısından risk.