Online terapie: jak správně účtovat

Online sezení se za poslední roky stalo běžnou součástí praxe mnoha psychologů a psychoterapeutů, ale otázka, jak ho správně vyúčtovat, zůstává u mnohých nejasná: má cena být stejná jako u osobního sezení? Co musí doklad obsahovat? Stačí jednoduchý paragon, nebo je potřeba faktura? Tady je přehled, na co se zaměřit.

Online, nebo osobní sezení: liší se cena?

Mnoho psychologů účtuje online sezení stejnou cenou jako osobní — argument je, že příprava, čas i odbornost jsou stejné, jen se změní místo. Někteří nabízejí online variantu o něco levněji, protože ušetří náklady na provoz kabinetu. Obojí je legitimní přístup; důležité je mít cenu jasně stanovenou předem a stejnou pro všechny klienty ve stejné kategorii sezení, aby cena byla transparentní a obhajitelná.

Co musí obsahovat doklad o platbě za sezení

Bez ohledu na to, zda je sezení online, nebo osobní, doklad by měl obsahovat datum, obecný popis služby (např. „psychologická konzultace“ nebo „psychoterapeutické sezení“), částku, způsob platby a identifikaci poskytovatele — jméno, IČO, případně DIČ, pokud jste registrováni k DPH. To, co doklad naopak neobsahovat, je stejně důležité — viz níže.

Paragon vs. faktura: co OSVČ psycholog reálně potřebuje

Pro privátního klienta, který si sezení hradí sám a nepotřebuje ho uplatnit jinde, obvykle stačí jednoduchý doklad o platbě (paragon) s náležitostmi výše. Formální faktura s plnými fakturačními údaji je potřeba tam, kde klient doklad předkládá dál — typicky pro refundaci od zaměstnavatele přes benefitní program, nebo v B2B situaci, kde firma hradí terapii pro zaměstnance. V obou případech je vhodné mít v praxi jasně dané, kdy vystavujete co, aby nebyl doklad vystavován ad hoc pro každého klienta jinak.

GDPR a diskrétnost dokladu

Na doklad nepatří diagnóza, obsah sezení ani konkrétní téma, které klient řešil — jen obecný popis typu služby. To chrání klienta v případě, že doklad uvidí třetí strana (například účetní zaměstnavatele při refundaci), a zároveň je to v souladu se zásadou minimalizace údajů podle GDPR, která se na zdravotní a psychologické údaje vztahuje obzvlášť striktně.

Jak nastavit platbu předem pro online sezení

U online sezení, kde nejste osobně přítomni, aby se platba vyřešila po skončení, se vyplatí platba předem — platebním odkazem nebo QR platbou zaslanou spolu s potvrzením termínu. Snižuje to riziko, že klient na online hovor nedorazí a zůstane vám nezaplacené sezení bez možnosti to na místě řešit. Nerela umí tento platební odkaz generovat automaticky spolu s připomínkou termínu.

Co dělat, když klient žádá doklad pro pojišťovnu nebo zaměstnavatele

Roste počet zaměstnavatelů, kteří v rámci benefitního (cafeteria) systému hradí část nákladů na terapii. V takovém případě klient potřebuje doklad s jasným, ale obecným popisem služby a vaší identifikací jako poskytovatele — bez podrobností o obsahu sezení. Je rozumné mít předem připravenou šablonu takového dokladu, aby se nemuselo řešit ad hoc pod tlakem termínu.

Paragon vs. faktura — přehled