Segretaria virtuale per lo psicologo: come funziona
Le domande su prezzo, indirizzo e disponibilità arrivano sempre allo stesso numero, e rispondere una per una si mangia il tempo tra una seduta e l'altra. La Segretaria Virtuale è un numero WhatsApp dedicato allo studio che risponde da sola alla routine e fissa appuntamenti, con l'aiuto dell'IA — vediamo cosa fa davvero e dove finisce il suo compito.
Cos'è la Segretaria Virtuale, in pratica
È un numero WhatsApp Business separato dal tuo numero personale, collegato alla tua agenda Nerela. Quando un paziente o un potenziale paziente scrive, la Segretaria Virtuale risponde alle domande più ripetitive — prezzo della seduta, indirizzo dello studio, orari disponibili — e propone o conferma appuntamenti direttamente nel calendario, senza che tu debba intervenire per ogni messaggio.
Cosa risponde da sola e cosa passa a te
Le domande di routine — quanto costa, dove si trova lo studio, quando c'è disponibilità questa settimana — sono il terreno naturale della Segretaria Virtuale. Qualsiasi cosa che assomigli a una decisione clinica, un caso delicato, o un messaggio ambiguo, viene invece segnalato a te: la Segretaria Virtuale gestisce l'amministrazione, non la relazione terapeutica.
Passo dopo passo: come si attiva
- Collega un numero WhatsApp Business dedicato allo studio, distinto dal tuo numero personale.
- Configura le risposte di base — prezzo, indirizzo, orari — con le tue parole, non un testo generico.
- Collega l'agenda, così la Segretaria Virtuale vede davvero gli orari liberi prima di proporli.
- Definisci cosa deve sempre passare a te — messaggi ambigui, richieste cliniche, qualsiasi segnale di urgenza.
Quanto costa e quando conviene
La Segretaria Virtuale è un add-on a 69 €/mese, sopra il tuo piano Nerela — Autonomo (19 €/mese) o Studio (59 €/mese per 3 professionisti, + 9 €/mese per ogni professionista aggiuntivo). Ha senso soprattutto per chi lavora da solo e riceve molti messaggi di routine fuori dall'orario delle sedute, o per piccoli studi dove nessuno ha tempo dedicato alla segreteria.
Cosa NON fa, ed è meglio saperlo prima: la Segretaria Virtuale non offre consulenza clinica, non valuta l'urgenza di una situazione e non è un servizio di emergenza. Un messaggio che segnala rischio per il paziente viene sempre passato a te immediatamente. In una crisi reale, il paziente deve contattare il numero unico di emergenza 112 o il Telefono Verde Suicidio 800 011 110 (Istituto Superiore di Sanità), non aspettare una risposta della Segretaria Virtuale.
La routine risponde da sola — tu resti per le sedute
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Per chi ha senso attivarla ora, e per chi conviene aspettare
Se ricevi ogni settimana più messaggi di routine di quanti ne puoi seguire senza che si accumulino, o se lavori da solo e non hai nessuno a cui delegare la segreteria, la Segretaria Virtuale libera esattamente quel tempo. Se invece hai pochi pazienti e i messaggi restano gestibili tra una seduta e l'altra, può convenire aspettare e aggiungerla più avanti — insieme, per esempio, ai promemoria WhatsApp automatici, che affrontano un problema diverso ma collegato: le assenze non avvisate. Il volume di messaggi ripetitivi che ricevi cambia anche in base a come hai organizzato lo studio: vedi la differenza in libera professione o centro psicologico.
Questa settimana
- Conta quanti messaggi di routine ricevi in una settimana media fuori dall'orario delle sedute.
- Scrivi le tre risposte che dai più spesso — prezzo, indirizzo, disponibilità — con le tue parole esatte.
- Decidi quali messaggi devono sempre e comunque passare a te, senza eccezioni.
- Valuta se il costo dell'add-on si ripaga con il tempo che oggi spendi a rispondere uno per uno.
Domande frequenti
La segretaria virtuale usa un numero diverso dal mio personale?+
Sì. È un numero WhatsApp dedicato allo studio, separato dal tuo numero personale, così puoi decidere quando restare disponibile in prima persona e quando lasciare che la segretaria virtuale gestisca la routine.
Può gestire un messaggio di un paziente in crisi o una richiesta urgente?+
No. La segretaria virtuale risponde a domande di routine e fissa appuntamenti, non è un servizio clinico né un servizio di emergenza. Un messaggio che segnala rischio o urgenza viene segnalato a te immediatamente. In una crisi reale, il paziente deve contattare il numero unico di emergenza 112 o il Telefono Verde Suicidio 800 011 110 (Istituto Superiore di Sanità), non aspettare una risposta dalla segretaria virtuale.
Quanto costa e come si attiva?+
La Segretaria Virtuale è un add-on a 69 €/mese, sopra il tuo piano Nerela (Autonomo o Studio). Si attiva collegando un numero WhatsApp Business dedicato allo studio e configurando le risposte di base — prezzo, indirizzo, disponibilità — insieme all'accesso alla tua agenda per proporre e confermare appuntamenti.
Sostituisce completamente la mia disponibilità telefonica?+
No. Gestisce le domande ripetitive e la programmazione degli appuntamenti, ma le decisioni cliniche, i casi delicati e qualsiasi messaggio ambiguo passano sempre a te: resta pensata per liberarti tempo sulla routine, non per sostituire il tuo giudizio professionale.
Meno messaggi di routine, più tempo per i pazienti
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