WhatsApp připomínky pro klienty: jak je nastavit

O tom, proč WhatsApp funguje lépe než telefonát a proč zmeškané termíny stojí peníze, jsme podrobně psali v samostatném článku o snižování neomluvených absencí. Tady je krátký praktický návod: co přesně napsat, jak dlouho předem posílat a jak nastavit automatické odesílání.

Co musí obsahovat text připomínky

Tři věci, bez kterých připomínka funguje hůř: jméno klienta, datum a čas termínu, a jednoduchý způsob odpovědi — potvrzení příchodu nebo zprávu, že klient nedorazí. Zpráva bez jména a konkrétního data se čte jako hromadné oznámení a snadno se ztratí mezi ostatními notifikacemi v telefonu; zpráva se jménem a přesným časem se čte jako osobní oslovení klienta.

Jak dlouho předem posílat připomínku

Pracovní rámec je 24-48 hodin před termínem. Dříve — člověk může do termínu zapomenout, později — nezbývá vám čas nabídnout uvolněný termín někomu z čekací listiny, pokud klient stejně nedorazí. U klientů, kteří přicházejí pravidelně, každý týden ve stejný čas, lze připomínku nastavit na automatické týdenní odesílání, bez ručního nastavování pro každou seanci.

Krok za krokem: jak zapnout připomínky

1. Propojte rozvrh. Připomínky se odesílají na základě termínů v kalendáři — pokud termín není zapsaný v rozvrhu, automatické odesílání neproběhne.
2. Nastavte čas odesílání. Určete, kolik hodin před termínem má zpráva odejít — nejčastěji 24 nebo 48 hodin.
3. Sestavte šablonu zprávy jednou. Napište vlastními slovy pozdrav a strukturu: jméno klienta, den, čas, otázku na potvrzení. Systém pak sám doplní údaje konkrétního klienta a termínu.
4. Zkontrolujte to na sobě. Než zapnete připomínky pro všechny klienty, pošlete testovací zprávu sami sobě, abyste viděli, jak vypadá na displeji telefonu.

WhatsApp, nebo raději e-mail? Kdy který kanál

Upřímná poznámka, protože se to v Česku často zvažuje: u klientů, se kterými už pravidelně spolupracujete a kteří vám dali číslo na WhatsApp, kanál funguje spolehlivě — zprávu si přečtou rychleji než e-mail. U úplně prvního profesního kontaktu s novým klientem je situace jiná: řada lidí v Česku vnímá nevyžádanou zprávu na WhatsAppu jako vtíravější než e-mail, a první poptávku raději řeší mailem nebo přes kontaktní formulář. Rozumný postup je nechat první kontakt na e-mailu nebo webu a na WhatsApp přejít až od chvíle, kdy je první seance dohodnutá — od té chvíle jsou pravidelné připomínky přesně to, k čemu je WhatsApp nejlepší.

Jak přidat platební odkaz do připomínky

U nových klientů, kteří ještě nemají vybudovaný návyk pravidelného docházení, samotná připomínka někdy nestačí. Do textu můžete doplnit odkaz na online platbu — například aby klient potvrdil první termín menší zálohou. Nejde o žádnou zvláštní českou platební službu: odkaz vede na stejnou platební stránku, přes kterou se v Nerele platí i samotné předplatné, a nejčastěji se používá k platbě kartou. Více o tom, jaké způsoby platby jsou pro psychologa v Česku dnes skutečně dostupné, čtěte v samostatném článku o přijímání online plateb.

Když klient odpoví, že nemůže dorazit

Dobrý systém připomínek nejen připomíná, ale klientovi zároveň dává jednoduchý způsob, jak dát vědět, že nemůže dorazit, bez potřeby vám volat nebo čekat na den termínu, aby vás upozornil. Čím dříve se o zrušení dozvíte, tím větší je šance, že termín nabídnete jinému klientovi z čekací listiny — nebo seanci přesunete na jiný den téhož týdne, místo abyste o ni jednoduše přišli.

Pokud se zprávy už posílají a absencí je stále hodně

Pokud po zapnutí připomínek konkrétní klient dál chybí bez omluvy, problém už většinou není v rozvrhu, ale v samotném procesu poradenství — a tady žádná automatizace nenahradí rozhovor s klientem o tom přímo. Pokud chcete kromě připomínek ze sebe sejmout i část korespondence — odpovědi na otázky o ceně, adrese, volných termínech — přečtěte si o virtuální asistentce pro psychologa: pracuje nad stejným rozvrhem a přebírá právě tu rutinní část komunikace.

Tento týden

1. Zapněte automatické odesílání připomínek 24-48 hodin před termínem.
2. Ověřte, zda šablona obsahuje jméno klienta, datum a čas — ne obecný text.
3. Rozhodněte, zda je potřeba platební odkaz na zálohu pro nové klienty, a v jaké výši.
4. Porovnejte podíl absencí měsíc před a měsíc po zapnutí připomínek.