WhatsApp-podsjetnici za klijente psihologa: kako postaviti

O tome zašto WhatsApp radi bolje od telefonskog poziva i zašto propušteni termini koštaju novca, detaljno smo pisali u posebnom članku o smanjenju neopravdanih izostanaka. Ovdje je kratka praktična uputa: što točno napisati, koliko unaprijed slati i kako postaviti automatsko slanje.

Što mora sadržavati tekst podsjetnika

Tri stvari bez kojih podsjetnik radi lošije: ime klijenta, datum i vrijeme termina, i jednostavan način odgovora — potvrda dolaska ili obavijest da neće moći doći. Poruka bez imena i konkretnog datuma čita se kao masovna objava i lako se izgubi među drugim obavijestima na telefonu; poruka s imenom i točnim vremenom čita se kao obraćanje osobno klijentu.

Koliko unaprijed slati podsjetnik

Radni okvir je 24-48 sati prije termina. Ranije — osoba može zaboraviti do trenutka termina, kasnije — nema vam vremena ponuditi oslobođeni termin nekome s liste čekanja, ako klijent ipak ne može doći. Za klijente koji dolaze redovito, svaki tjedan u isto vrijeme, podsjetnik se može postaviti na automatsko tjedno slanje, bez ručnog postavljanja za svaku seansu.

Korak po korak: kako uključiti podsjetnike

1. Povežite raspored. Podsjetnici se šalju na temelju termina u kalendaru — ako termin nije unesen u raspored, automatskog slanja neće biti.
2. Postavite vrijeme slanja. Odredite koliko sati prije termina treba otići poruka — najčešće 24 ili 48 sati.
3. Sastavite predložak poruke jednom. Napišite svojim riječima pozdrav i strukturu: ime klijenta, dan, vrijeme, pitanje o potvrdi. Sustav će dalje automatski umetati podatke konkretnog klijenta i termina.
4. Provjerite na sebi. Prije nego što uključite podsjetnike za sve klijente, pošaljite testnu poruku samom sebi da vidite kako izgleda na ekranu telefona.

Kako dodati poveznicu za plaćanje u podsjetnik

Za nove klijente, koji još nisu izgradili naviku dolaska svaki tjedan, sam podsjetnik nekad nije dovoljan. U tekst možete dodati poveznicu za online plaćanje — na primjer, da klijent potvrdi prvi termin manjim predujmom. To nije vezano za neku posebnu hrvatsku platnu uslugu: poveznica vodi na istu naplatnu stranicu kroz koju se u Nerela plaća sama pretplata, a najčešće se koristi za plaćanje karticom. Više o tome koji su načini plaćanja stvarno dostupni psihologu u Hrvatskoj danas pročitajte u posebnom članku o primanju online plaćanja.

Ako klijent odgovori da ne može doći

Dobar sustav podsjetnika ne samo podsjeća, nego i klijentu daje jednostavan način da javi da ne može doći, bez potrebe da vas zove ili čeka dan termina da bi vas upozorio. Što ranije saznate za otkazivanje, veće su šanse da ponudite taj termin drugom klijentu s liste čekanja — ili da seansu premjestite na drugi dan istog tjedna, umjesto da je jednostavno izgubite.

Ako se poruke već šalju, a izostanaka je i dalje mnogo

Ako nakon uključivanja podsjetnika određeni klijent i dalje izostaje bez obavijesti, problem najčešće više nije u rasporedu, nego u samom procesu savjetovanja — i tu nikakva automatizacija ne zamjenjuje razgovor s klijentom o tome izravno. Ako uz podsjetnike želite skinuti sa sebe i dio prepiske — odgovore na pitanja o cijeni, adresi, slobodnim terminima — pogledajte virtualnu tajnicu za psihologa: radi nad istim rasporedom i preuzima baš taj rutinski dio komunikacije.

Ovaj tjedan

1. Uključite automatsko slanje podsjetnika 24-48 sati prije termina.
2. Provjerite sadrži li predložak ime klijenta, datum i vrijeme — a ne opći tekst.
3. Odlučite je li potrebna poveznica za predujam za nove klijente, i u kojem iznosu.
4. Usporedite udio izostanaka mjesec prije i mjesec nakon uključivanja podsjetnika.